どうも、たけとけたです。
最近会議するなプレッシャーが強い一方で、これまでの資料読み合わせを単純に資料添付だけですましている空気に若干違和感を感じている今日この頃です。
日頃から常々「面と向かってのコミュニケーションが大事」と言っていたのに、いざ臨時の状態になったらなんの工夫もなく資料送って終わりってどうなんだろうか？個人的には子どもの保育園の送り迎えで情報共有化用の会議に出れず後ろめたさを感じていたのでモヤっとした気分を感じてます。これまでは「安全に関することだから」「面と向かって話す方が伝わるから」と集まる側のコストは度外視していたんですけどね。。。
モヤっとしてても仕方ないので、自分にもあったパワーポイントの資料共有化の業務を、パワーポイントの録画を使ってプレゼンを録画して共有することを試してみました。
パワーポイントの録画機能
参考にしたのはこれです。
録画ボタンを押すと開いているスライドのプレゼンを録画します。操作は簡単なので、いつも通りのプレゼンのやり方でと思って1枚目から説明しながら録画しました。
録画はスライドごとにデータを保存しています。各スライドの添付ファイルのように挿入されます。僕は最初から通して録画しましたが、必要なスライドだけ説明を入れることも可能です。
パワーポイントを録画してみて
説明のクオリティーが気になる
録画してみると普段いかに説明が下手かよくわかります。どもったり、詰まったり、あーとかえーとか言ったり、全部わかる。恥ずかしくなって何度も撮り直しました。普段こんな説明してるのか、わかりづらいやん！と驚きました。
で、15分の説明資料にもかかわらず録画は1時間半、しかも妥協に妥協を重ねてです。とてもyoutuberにはなれそうにもないです、つらい。
マウスのポインタは録画されない
1回動画撮って見返してみたところ、マウスのポインタは録画されてることに気づかず、ポインタがないとどこの説明をしているのか分かりませんでした。右クリックでレーザーポインタに切り替えておけば動画にも残るので、切り替えてから録画するのがいいですね。あとで気づいたので泣く泣く取り直し、、、
色付きマーカーはマウスでコントロールできない
オプションで選べるマーカーはマウスで操作すると綺麗に書けずぐにゃぐにゃになってしまうのでほぼ使えません。資料に丸つけるぐらいかな。ペンタブがあれば使えそうです。
パワーポイント資料のサイズが大きくなる
動画データが加わるので、倍近く重くなります。メールで配信しようと思ってたんですが容量オーバーでダメだったので諦めてクラウドに上げてリンクを飛ばす形にしました。クラウド最高。資料サイズがどんどん大きくなるので、多用すると取り回しが悪くなりますね。
実際の評判は？
保守的な会社なので、なんかやってるなぁぐらいのリアクションでした。プレゼンについては共有したメンバーの1割ぐらい見てくれたみたいです。それ以外の人は資料を流して見てただけの様子です。メールで送れなかったので、視聴率はそんなに良くなさそうです。サーバーでのデータシェアが年配世代には普及していないので仕方なし。
ただプレゼンを見てくれた人は意見交換にも活発に参加してくれたので、論点は伝わったのかなぁと思います。
資料共有時のプレゼン録画の使い方
同じ資料を複数人に説明するのであれば、動画撮影は手っ取り早くていいですね。保管できるのもいいです。議論はTeamsで！(SlackのMicrosoft版)としてみたんですが、そっちは活発でなかったことを考えると議論パートはライブ感が必要だとと思いました。議論はWeb会議などでもいいのでやった方がよかったのかなあと。まあ今回は資料の共有化メインだったので、コメント・感想を集計しやすくする仕組みの方が重要だったかもしれません。
プレゼン録画に関して次にやるときは以下の点に気をつけようと思います。
- 録画するプレゼンを絞る
- マウスポインタはレーザーポインタに切り替えて録画
- 冗長に喋らないこと
プレゼンを録画すると練習になる
副次効果ですが録画して自分で見てみると、色んな気づきがあって勉強になりました。声のトーンの上げ下げがおかしい(語尾のまとめ方が下手)、ポインタの動きが雑、などなど。ログが残る形でのアウトプットは大切ですね。
最後に
結果は芳しくなかったんですが、状況に言い訳せずいい方向に変化できるよう今後も色々試してみようと思います。
ではでは！
